Manter a organização de documentos em dia pode parecer uma tarefa complicada e, muitas vezes, sem fim. Contudo, com algumas boas práticas, uma pitada de leveza e os itens certos, tudo pode ficar muito mais simples.
Seja em casa ou no escritório, um espaço organizado facilita a rotina, evita perdas e ainda deixa o ambiente mais agradável de estar. Por isso, confira as dicas que o TokEmCasa separou para ajudar nessa tarefa.
Por que a organização de documentos é importante?
A verdade é que, quando os documentos estão espalhados ou guardados de qualquer jeito, encontrar o que precisa pode virar uma verdadeira caça ao tesouro. Além disso, o acúmulo desnecessário de papéis acaba tirando o foco e ocupando espaços preciosos.
Por isso, manter a organização de documentos ajuda a ter controle sobre prazos, pagamentos, garantias e informações importantes – e também proporciona aquela sensação gostosa de tudo no seu devido lugar.
Por onde começar a organização de documentos?
Antes de tudo, é preciso reunir todos os documentos espalhados pela casa ou pelo escritório. Sim, todos mesmo. Isso inclui aquela gaveta esquecida, as pastas organizadoras de documentos de plástico e até a bolsa. Com tudo à vista, vale separar os papéis por categorias: pessoais, bancários, escolares, médicos, de trabalho, entre outras.
Para isso, não precisa fazer tudo de uma vez. Esse processo pode ser feito aos poucos, com calma. O mais importante é encontrar uma forma de organizar que funciona para o seu ritmo e rotina. Afinal, essa tarefa requer um tempo livre para se dedicar a essa tarefa.
Itens que facilitam a sua organização de documentos
Agora que os papéis estão categorizados, é a hora de escolher os organizadores ideais. A boa notícia é que há opções para todos os estilos e espaços disponíveis para que você deixe em lugares estratégicos para manuseá-los com facilidade:
- Pastas com divisórias: práticas para separar por tema, data ou tipo de documento;
- Caixa organizadora de documentos: além de funcionais, podem dar aquele toque decorativo ao ambiente;
- Organizadores de documentos vertical ou horizontal: perfeitos para mesas de trabalho em casa para ajudar na sua organização e ter mais produtividade;
- Etiquetas adesivas: simples, mas incrivelmente eficazes para identificar o conteúdo de dentro de cada organizador;
- Armários ou gaveteiros: ideais para quem precisa de mais espaço ou quer tudo guardado e fora de vista.
Aliás, uma dica extra é escolher um canto fixo para ser o “centro dos documentos”. Isso evita que os papéis se espalhem por vários lugares, ajudando a manter tudo sob controle e no devido lugar.
Organização de documentos em casa
Em casa, é comum acumular de tudo um pouco: contas antigas, garantias de produtos, papéis do banco, documentos de família e até algumas lembranças. Por isso, é importante criar critérios claros sobre o que guardar e por quanto tempo. Algumas sugestões para facilitar:
- Use diversas opções de organizadores de documentos, como diversas pastas para colocar os papéis pessoais de cada pessoa da casa;
- Separe uma caixa organizadora para aqueles documentos menos utilizados (mas que precisam ser guardados);
- Tenha um organizador próximo à entrada da casa para boletos e correspondências do dia a dia.
Com esses itens, a organização de documentos em casa acompanha a rotina da família de forma leve e funcional. Além de ficar mais fácil encontrar os papéis quando for necessário.
Organização de documentos no escritório
Já para o organizador de escritório, a agilidade e a segurança das informações são essenciais. Afinal, tempo é um recurso valioso. Por isso, é importante criar um sistema eficiente de arquivamento. Você pode considerar:
- Códigos de cores para diferenciar categorias;
- Digitalização de documentos que não precisam ser mantidos em papel;
- Etiquetas padronizadas e fáceis de ler;
- Revisões frequentes, para evitar acúmulo desnecessário.
E, claro, a organização de documentos no escritório também precisa considerar a confidencialidade. Nesse caso, armários com chaves ou gavetas com acesso restrito são indispensáveis.
Como manter a organização no dia a dia?
Uma vez que tudo esteja organizado em casa e no trabalho, o desafio é manter. Porém, não se preocupe: com pequenas atitudes no cotidiano, é totalmente possível. Pequenos hábitos fazem com que a organização de documentos não se perca com o tempo. Veja algumas sugestões:
- Separe 15 minutos por semana para revisar os papéis e descartar o que não serve mais;
- Digitalize o que for possível e armazene em nuvem com uma boa estrutura de pastas digitais;
- Evite guardar duplicatas ou documentos com informações antigas;
- Mantenha as etiquetas com o nome cada pasta atualizadas;
- E o mais importante: devolva cada documento ao seu lugar – seja em um organizador de documentos de mesa ou em uma gaveta – assim que terminar de usá-lo.
Organização de documentos com o seu estilo
Não existe uma única maneira certa de organizar – e isso é libertador. A organização de documentos pode (e deve) refletir o estilo e a rotina de cada pessoa. Tem gente que ama usar pastas coloridas e etiquetas detalhadas. Outras preferem caixas fechadas e uma abordagem minimalista.
O que importa é que o sistema de organização escolhido funcione para você e esteja adaptado à sua realidade e rotina. Aproveite esse momento para cuidar da casa, ouvir uma boa música e tomar um café pode transformar completamente a tarefa. A organização de documentos não precisa ser uma obrigação pesada. Pelo contrário, pode ser um momento mais descontraído.
Deixe tudo no em seu devido lugar com a ajuda da Tok&Stok
A Tok&Stok oferece uma seleção completa de caixas, pastas, organizadores e móveis funcionais para deixar a organização de documentos muito mais simples – e com a sua cara. Transforme esse canto em um espaço bonito, prático e inspirador. Dê uma olhada no site e encontre as peças ideais para a sua rotina.
Foto divulgação Tok&Stok. Os produtos aqui expostos estão sujeitos a disponibilidade de estoque no portfólio atual.
